プライバシーに関する基本方針

定義

本節では、本ポリシーで使用する主要な用語を事例を交えて定義します。業務シナリオに登場する用語は、ここで明確にしておくことで具体的なケースでの適用をわかりやすくします。

個人情報とは、生存する個人を識別できる情報を指します。例として、氏名、住所、連絡先、身分証明書の情報、口座情報、物件所有に関する情報などが含まれます。

処理とは、収集、記録、整理、保存、修正、検索、参照、利用、提供、削除など、個人データに対する一連の操作を指します。たとえば、売買契約書の保存や、物件案内のためのメール送信などが該当します。

利用者とは、当社のサービスを利用する個人または法人を指します。ケース例としては、売主、買主、借主、貸主、相続関係者などが含まれます。

サービスとは、不動産活動サポート、ドキュメントレビュー、交渉アドバイス、調査手配、専門家のコーディネート等、当社が提供する一連の業務を指します。

クッキーは、ウェブサイトの利用情報を保存する小さなテキストファイルです。ユーザーのサイト操作を記録して利便性向上や分析に利用します（例: ログイン状態の維持、訪問履歴の集計）。

利用者が提供する情報

申し込みや相談、契約の過程で利用者が直接提供する情報。事例別に必要項目が異なるため、案件ごとに最小限の情報収集を行います。

• 氏名、住所、生年月日：本人確認や契約書作成のために必要となる基本情報
• 連絡先情報（電話番号、メールアドレス）：連絡・通知や案件進捗の共有に使用
• 物件情報（所在地、権利関係、登記情報等）：売買や賃貸の評価、手続きに必要な情報
• 本人確認書類の写し（ケースに応じて）：身元確認や契約上の法令遵守のために取得
• 財務情報（口座情報、支払い履歴等）：決済や手数料の処理、与信確認に使用
• 通信内容（相談履歴、メールやチャットの記録）：案件の一貫性を保つための記録として保持

第三者から取得する情報

公的記録や提携する事業者から取得する情報。取得は法令や契約に基づき、必要最小限にとどめます。

• 登記情報や公的データベースの情報（法務局等）
• 仲介業者や評価機関から提供される物件データ・評価レポート
• 決済代行業者、与信調査会社からの決済・信用情報（必要時）

処理の法的根拠

個人データの処理は、関連法令および利用者との契約に基づき行います。目的に応じた適切な法的根拠を明示します。

• 契約の履行（売買契約、仲介契約等の遂行）
• 法令遵守（税務・行政対応などの法的義務の履行）
• 利用者の同意（マーケティングや一部の第三者提供等）
• 当社の正当なメリット（サービス改善や不正検出）に基づく処理（権利保護と均衡を考慮）

データ共有

当社は業務遂行のために必要な範囲で第三者と情報を共有します。共有は契約や法的義務に基づき、適切な安全措置を講じて行います。

• 弁護士、税理士などの専門家（案件対応のための必要最小限の情報）
• 仲介業者・評価機関（物件情報の確認や市場評価のため）
• 決済代行業者・経営機関（手数料処理や決済に必要な情報）
• クラウドサービス提供者・ITベンダー（データ保存と運用のため）
• 法令や行政機関からの要請に基づく開示（法律により許容される範囲）
• 分析・マーケティング業務を委託する外部ベンダー（同意がある場合に限定）

データ保持ポリシー

FudoHubDeal は、不動産活動サポートに必要な期間に応じて個人データを保持します。保持期間は活動の性質や法的保管義務に基づき決定し、不要になった情報は削除または匿名化します。以下に典型的な保持ケースを示します。

アカウント情報（氏名、連絡先、本人確認書類の記録）は、活動完了後も税務・会計・紛争対応のため最長10年間保持する場合があります。ケース例：売買完了後に所有権移転登記の確認が必要になった際、過去のアカウント記録を参照して速やかに対応します。

チャットや電子メールなどの通信履歴は、活動履歴の証跡保持や紛争対応のため、通常活動完了から5年間保存します。実務上のケース：契約条件の認識差が発生した際、過去メッセージを照合して事実関係を明確にします。

アクセスログ、システム操作ログはセキュリティ監査と不正検出のため保存します。ログは匿名化・集約化して分析することもあり、通常保存期間は2〜7年です。シナリオ：不正アクセス疑いが発生した場合に、ログをさかのぼり原因と影響範囲を特定します。

データ削除の要望があった場合、法的保存義務がない情報については合理的な期間内に削除または匿名化します。ただし、完了済みの活動に関わる法定書類や税務記録は法令に従い保持します。実務ケース：ユーザーから個人情報削除を申請されたが、同氏が関与した未解決の仲介手数料請求がある場合は関連記録を保持します。

利用者の権利について

利用者は当社に対して、自身の個人データに関する各種権利を行使できます。権利の行使は本人確認の後、合理的な期間内に対応します。以下に具体的な権利と実務上の取り扱い例を示します。

• 閲覧の権利：保持している個人データの内容や利用目的を確認できます。事例：過去の活動で提出した書類の保存有無を照会する場面に対応します。
• 訂正の権利：誤った情報がある場合は修正を申請できます。ケース：登記に用いた住所の表記誤りを申請して迅速に更新する流れを用意しています。
• 削除の権利：法令上の保管義務がない情報については削除を求めることができます。シナリオ：未処理の請求・紛争がない場合に限り、古い連絡先情報を削除します。
• 処理制限の権利：特定の処理を一時的に停止するよう求めることができます。実務ケース：データの正確性が争われている期間は処理制限を設け、関係者との調整を行います。
• 異議申し立ての権利：データ処理に対して異議がある場合は理由を示して申し立てができます。例：マーケティング目的の連絡に同意していないと主張する場合の対応プロセスを定めています。
• データポータビリティの権利：構造化された形式でデータの提供を求め、他のサービスへ移行できるようサポートします。ケース：別の不動産仲介サービスへ履歴を移す場面でCSV形式での出力を行うことが可能です。
• 同意撤回の権利：同意に基づく処理は撤回できます。ただし撤回が処理の合法性に影響する場合はその旨を説明します。シナリオ：マーケティングメールの同意を撤回する手続きはワンクリックで実行可能です。
• 苦情申立ての権利：監督当局への苦情申立て方法について案内します。日本国内の法令に基づく対応窓口を示し、解決に向けた内部対応も提供します。

マーケティングとコミュニケーション

FudoHubDeal は、利用者の同意または合法的な理由に基づき、物件情報やサービス案内を提供します。具体的なケースでは、類似活動の事例紹介、契約手続きに関する実務的な通知、地域別の相場レポートを配信します。過度な表現や誇大な見出しは避け、実践的な情報提供を心掛けます。

メール内の配信停止リンク、またはマイページからいつでもマーケティング配信を停止できます。配信停止の実務例：ボタン操作後48時間以内に配信リストを更新し、以降の案内を停止します。

第三者リンクについて

サイト内に含まれる第三者のウェブサイトへのリンクは、外部サービスの利用規約とプライバシー方針に従うものです。当社は外部サイトの内容またはプライバシー慣行について責任を負いませんが、実務的に信頼できるパートナーのみを紹介するよう努めます。ケース：司法書士や税理士の紹介先リンクは事前審査を行います。